Nachweisgesetz

1. Warum überhaupt ein Nachweisgesetz?

 

Die weit über die verschiedenen Gesetze verstreuten Vorschriften zum Arbeitsrecht enthalten keine Pflicht zum Abschluss eines Arbeitsvertrags in Schriftform (also eine Urkunde eigenhändig durch beide Parteien unterzeichnet). Damit ist ein Arbeitsvertrag auch wirksam, der lediglich mündlich abgeschlossen wird. Damit der Arbeitnehmer dennoch geschützt ist, bestimmt § 2 Absatz 1 Satz 1 des Nachweisgesetzes (NachwG), dass der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb bestimmter Fristen schriftlich niederzulegen hat. Diese Verpflichtung sorgt für Transparenz im Arbeitsverhältnis, so dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen, was im Arbeitsverhältnis gelten soll.

 

2. Veränderungen des Nachweisgesetzes

 

Das Nachweisgesetz gibt es bereits seit 20. Juli 1995. Zuletzt wurde es mit Wirkung zum 01.08.2022 geändert. Hintergrund war die Umsetzung der EU-Richtlinie „über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union“.

Mit der Neufassung zum 01.08.2022 wurde erstmals aufgenommen, dass der Arbeitgeber eine Ordnungswidrigkeit begeht, wenn er gegen das Nachweisgesetz verstößt und damit ein Bußgeld gegen ihn verhängt werden kann.

 

3. Was ist eine Niederschrift?

 

Anders als ein Vertrag, der von den Vertragsparteien zu unterzeichnen ist, ist eine Niederschrift eine schriftliche Protokollierung. Eine Unterschrift beider Vertragsparteien ist also nicht erforderlich.

 

Erforderlich ist lediglich die Unterschrift des Arbeitgebers, seinem gesetzlichen Vertreter oder einer von ihm hierzu bevollmächtigten Person wie beispielsweise dem Personalleiter, da das Nachweisgesetz eine schriftliche Niederschrift verlangt.

 

Ohne Unterschrift des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber aber nur schwer belegen, dass er dem Arbeitnehmer die erforderliche Niederschrift ausgehändigt hat.

 

Sollten die Parteien nicht sowieso schon einen schriftlichen Arbeitsvertrag abgeschlossen haben, der von beiden Parteien unterzeichnet ist, wird der Arbeitgeber regelmäßig eine Unterschrift des Arbeitnehmers bei Aushändigung der Niederschrift fordern. Hierbei handelt es sich dann um eine Unterschrift, die lediglich den Erhalt der Niederschrift bestätigt. Dies sollte deutlich gemacht werden, in dem vor der Unterschrift „erhalten“ und das Datum steht.

 

4. Notwendiger Inhalt der Niederschrift

 

Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen (§ 2 NachwG) schriftlich niederzulegen, hierzu gehören mindestens:

• der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
• der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
• der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
• eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit,
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
• bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:
  • die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
  • die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
  • der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
  • die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
• die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist,
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.

 

Arbeitet der Arbeitnehmer länger als vier aufeinanderfolgende Wochen außerhalb der BRD oder wird er ins Ausland entsendet, ist im vor seiner Abreise eine Niederschrift mit weiteren Pflichtangaben nach § 2 Absatz 3, 4 NachwG auszuhändigen.

Erleichterungen sieht das Nachweisgesetz für den Fall vor, dass u.a. ein Tarifvertrag und/oder eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist. In diesen Fällen können bestimmte Pflichtangaben durch einen Verweis auf diese kollektivrechtliche(n) Norm(en) ersetzt werden.

 

5. Fristen für die Erfüllung des Pflichten aus dem Nachweisgesetz

 

Je nach dem um welche der oben unter Ziffer 4 genannten Pflichtangaben es sich handelt, hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Niederschrift entweder spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung oder spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses oder spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen.

Unschädlich ist es, wenn alle Pflichtangaben im Arbeitsvertrag enthalten und dieser spätestens am ersten Tag der Arbeitsaufnahme vom Arbeitgeber unterschrieben vorliegt.

Sofern Verträge digital abgeschlossen werden, kann nur empfohlen werden, dem Arbeitnehmer spätestens am ersten Tag der Arbeitsaufnahme die Niederschrift mit allen Pflichtangaben zukommen zu lassen.

 

6. Sanktionen bei Nichtbeachtung des Gesetzes

 

Der Verstoß gegen die Vorgaben des Nachweisgesetzes kann als Ordnungswidrigkeit behandelt und mit einem Bußgeld bis zu 2.000,00 Euro bewehrt werden.