Datenerhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Arbeitsverhältnis

Personenbezogene Daten dürfen nur zu dem Zweck, zu dem sie erhoben worden sind und grundsätzlich nur im Rahmen des jeweiligen Vertragsverhältnisses verarbeitet werden. Die Definitionen der hervorgehobenen Begriffe finden Sie weiter unten unter Ziffer 4.

1. Daten der (potentiellen) Beschäftigten

Daten der (potentiellen) Arbeitnehmer erhebt der Arbeitgeber schon wenn Bewerbungen bei ihm eingehen.

Verwendet werden die personenbezogenen Daten - je nach Art der Beschäftigung - mehrfach täglich. Denken Sie nur an Ihre berufliche E-Mail-Adresse, die mit Sicherheit zumindest einen Teil Ihres Namens und damit personenbezogene Daten enthält.

Verwendet werden die personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer aber auch jeden Monat bei den Vergütungsabrechnungen und den damit einhergehenden Meldungen und Abgaben.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Solange und soweit die Verarbeitung der Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist, darf die Verarbeitung erfolgen. Die Rechtfertigung für die Verarbeitung personenbezogener Daten kann sich auch aus dem Gesetz, dem Tarifvertrag oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen ergeben.

3. Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis

Alle Arbeitnehmer verarbeiten während des Beschäftigungsverhältnisses in verschiedenster Art und unterschiedlich häufig Daten von Kollegen und von beruflichen Ansprechpartner wie Kunden, Lieferanten etc..

Für diese Daten gilt: Personenbezogene Daten dürfen nicht unbefugt erhoben, genutzt, weitergegeben oder sonst verarbeitet werden. Personenbezogene Daten sind stets vertraulich zu behandeln und ausschließlich zur vertragsgemäß festgelegten Auftragserfüllung zu verarbeiten.

Die Pflicht zum vertraulichen Umgang mit solchen personenbezogenen Daten, mit denen Arbeitnehmer aufgrund ihres Beschäftigungsverhältnisses in Berührung kommen, gilt ohne besondere Vereinbarung im Arbeitsverhältnis. Diese Verschwiegenheitspflicht ist eine arbeitsvertragliche Nebenpflicht. Ein Verstoß dagegen kann arbeitsvertragliche Konsequenzen wie eine Abmahnung, aber auch eine Kündigung rechtfertigen.

4. Definitionen:

Personenbezogene Daten

Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, also vor allem Name, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten, Bankdaten, Gesundheitsdaten etc. Hierunter fallen auch Daten, die man mit - eigenen oder fremden - Informationen kombinieren kann und dadurch erfährt, um wen es sich handelt.

Verarbeitung

Dies ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung, die Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.